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①必须弄清外宾人数、国籍、性别、饮食习俗以及代表团成员的个别要求等情况。 ②方案一经批准，要认真落实，各项工作都应有专人负责安排。 ③对接待过程中某些具体情况的变化，事前应有充分的考虑和准备。 ④外事接待方案属保密文件(视外宾情况和身份而划定密级)，不应向无关人员泄露。